Tämä on KOH-KAE Suomi Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.05.2018. Viimeisin muutos 14.06.2018.
1. REKISTERINPITÄJÄ
KOH-KAE Suomi Oy
TOIVOLANTIE 80
12600 Läyliäinen
Puhelin: 044 2444 838
Sähköposti: kohkaesuomi@gmail.com
2. REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ
Marko Nummenranta
Puhelin: 044 2444 838
Sähköposti: kohkaesuomi@gmail.com
3. REKISTERIN NIMI
Yrityksen asiakasrekisteri, markkinointirekisteri
4. OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
– julkisen tehtävän hoitaminen (mihin perustuu), tai
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito sekä markkinointi.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla: yritys/organisaatio, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, www-sivustojen osoitteet, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Yhteydenottolomakkeesta lähetetyistä viesteistä ei tallenneta tietoa mihinkään tietokantaan, vaan niistä lähtee viesti pelkästään yhteen sähköpostiosoitteeseen. Varainhankinnon lomakkeista lähtee myös vain yksi sähköpostiviesti eteenpäin. Sähköpostilistan liittymislomakkeista lähtee tieto MailChimpille, tästä lisätietoja kohdassa “SIVUSTOLLA KÄYTETTÄVÄT LISÄOSAT JA ULKOISET ELEMENTIT”.
Verkkokaupassa tehdyistä tilauksista tallentuu tieto WooCommerce-kaupan tietokantaan. Sivuston tietokannasta kuitenkin poistetaan kaikki tilauksen henkilökohtaiset tiedot automaattisesti n. 30 päivän jälkeen tilauksesta.
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisteriin mahdollisesti tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Asiakkaiden tietoja säilytetään 5 vuotta viimeisen tilauksen jälkeen.
8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietoja ei koskaan luovuteta eri tahoille.
9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
10. TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti (Osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti (Osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
SIVUSTOLLA KÄYTETTÄVÄT LISÄOSAT JA ULKOISET ELEMENTIT
Sivusto käyttää avuksi erinäisiä elementtejä, jotta toiminta voidaan vahvistaa. Alla lista käytetyistä lisäosista tai elementeistä:
GOOGLE FONT API: Sivusto hakee käytettävän fontin suoraan Googlen palvelimilta.
FLOW FLOW SOCIAL STREAMS: Sivustolla on käytössä Facebook-feed nimeltä Flow Flow, joka näyttää Facebook-sivun uusimmat artikkelit sekä mm. informaatiota tykkääjistä.
CONTACT FORMS 7: Yhteydenottolomakkeet lähetetään Contact Form 7 -lisäosan avulla. Tämä lisäosa ei tallenna mitään tietoja lähetetyistä lomakkeista esimerkiksi tietokantaan, vaan se lähettää pelkästään sähköpostin täytetystä lomakkeesta meille.
WOOCOMMERCE: Verkkosivusto hyödyntää WooCommerce-verkkokauppaa, joka tallentaa käyttäjän koneelle evästeitä mm. ostoskorista ja muista tilaukseen liittyvistä asioista.
MAILCHIMP: Sivusto käyttää uutiskirjelistan keräykseen ja uutiskirjeiden lähettämiseen hyväksi MailChimp-palvelua. Mikäli asiakas liittyy sähköpostilistalle, tallennetaan hänen sähköpostinsa pelkästään MailChimpin uutiskirjelistalle. Asiakas voi milloin tahansa perua tilauksensa.
WORDPRESS: Sivusto on rakennettu WordPress-julkaisujärjestelmän alle.
Muita sivuston käyttämiä lisäosia tai elementtejä ovat: Side Cart Woocommerce, Ppress, Simple Lightbox, Font Awesome, Twitter Emoji (Twemoji), CloudFlare, CDN JS, Modernizr, RequireJS, jQuery, jQuery Parallax JS, HoverIntent JS, embed JS. Käytössä on mahdollisesti myös muita verkkosivuston tekniseen toteutukseen tarvittavia kirjastoja, koodeja tai elementtejä, joiden ei kuitenkaan pitäisi kerätä minkäänlaista tietoa kävijästä missään olosuhteessa.
EVÄSTEKÄYTÄNTÖ
Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle silloin kun joku vierailee sivustolla. Evästeet eivät sisällä minkäänlaisia henkilötietoja eikä niiden avulla voida esimerkiksi suorittaa ohjelmia.
EVÄSTEET KOH-KAE SUOMI OY:N VERKKOSIVUILLA
Käytämme evästeitä moniin käyttötarkoituksiin, jotka liittyvät sivuston toimivuuteen, analysointiin ja markkinointiin. Evästeet keräävät mahdollisesti myös tietoja esimerkiksi käyttäjien kiinnostuksista, joiden avulla kykenemme kohdentamaan viestintäämme sisällöistämme kiinnostuneelle yleisölle.
Aiemmin mainitut lisäosat ja ulkoiset elementit tallentavat koneelle evästeitä, jotta ne toimisivat toivotun tavan mukaisesti.
Lisätietoja Googlen (Fonts) evästekäytännöistä löytyy tämän linkin takaa: https://policies.google.com/technologies/cookies
Lisätietoja Facebookin evästekäytännöistä löytyy tämän linkin takaa: https://www.facebook.com/help/cookies/
Sivusto hyödyntää JavaScript-kirjastoja jotka keräävät mahdollisesti evästeiden avulla pääasiassa teknistä tietoa, jotta verkkosivu toimisi sulavammin.
EVÄSTEIDEN KIELTÄMINEN SELAIMESSA
Emme suosittele tätä, mutta mikäli haluat estää evästeet, muuta selaimesi evästeasetuksia. Evästeiden kieltäminen saattaa heikentää käyttökokemusta, eikä kaikki verkkosivuston toiminnot välttämättä enää toimi lainkaan.
Lisätietoja evästeiden hallinnasta selaimessesasi löytyy tämän linkin takaa: http://aboutcookies.org/ . Jos estät evästeiden käytön selainohjelmassasi, laitettasi ei seurata, kun vierailet sivustossa. Huomaa kuitenkin, että estämällä evästeiden käytön saatat estää myös joidenkin sivuston toimintojen käyttämisen.
